Osaamisen ylläpito: Onko kerran pätevä työntekijä aina pätevä?

Pysyykö osaaminen automaattisesti ajan tasalla, jos henkilö tekee työtä käytännössä? Millaisia vaikutuksia voi olla tilanteella, jossa organisaation osaamisen ajantasaisuus perustuu enemmän sattumanvaraisuuteen kuin systematiikkaan?

Tunnista oman organisaation kriittinen osaaminen

Sairaanhoitaja, linja-autokuljettaja, lentokoneen perämies, teollisuuslaitoksen valvomo-operaattori, kunnossapidon asentaja.

Vaihtelevatko tilanteet, jotka sairaanhoitajan tai perämiehen tulee ratkaista päivittäisessä työssään? Kohtaavatko viiden eri vuorotiimin valvomo-operaattorit tai kunnossapidon asentajat aina samat tilanteet tekemällä samaa työtä kuin kollegansa?

Joskus tilanteet, joita työssä kohtaamme, ovat sattumanvaraisia tai ainakin vaikeasti ennakoitavia. Joku joutuu laskeutumaan lentokoneella yllättäen ukkosmyrskyssä, toinen poikkeustilanteessa yhdellä moottorilla. Kuka sattuu olemaan töissä silloin, kun tehdas joudutaan pysäyttämään tai tapahtuu jokin normaalista poikkeava häiriö- tai vaaratilanne? Silloin kun on kysymys organisaation kannalta kriittisestä osaamisesta, kaikkien tulisi pystyä suoriutumaan tilanteen edellyttämällä tavalla.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ilman suunnitelmallista, systemaattista ja jatkuvaa osaamisen ylläpitoa myös organisaation osaamisen nykytila riippuu siitä, millaisia tilanteita kukin yksittäinen työntekijä on sattunut kohtaamaan.

Tärkeintä on siis tunnistaa oman organisaation kriittinen osaaminen ja systemaattisesti varmistaa, että teiltä sitä löytyy – tilanteessa kuin tilanteessa.

Tietyn osaamisen kriittisyyttä voidaan miettiä siihen liittyvän riskin kautta: mitä seurauksia organisaatiolle olisi tilanteesta, jossa henkilöllä ei tarpeen vaatiessa olisikaan riittävää osaamista kyseisen tehtävän hoitamiseen?

Kolme hyvää motivaattoria: turvallisuus, raha ja vaatimustenmukaisuus

Suomessa regulaatioon ja lakisääteisiin koulutus- ja osaamisvaatimuksiin liittyy verrattain laaja soveltamisvapaus. Vaikkei osaamisen hallinta olisikaan omassa organisaatiossa lain säätelemää tai vaikka regulaatio antaisikin vapauksia käytännön toteutukselle, on monta painavaa syytä panostaa osaamisen systemaattiseen ylläpitoon. Kolme merkittävää motivaattoria ovat:

• turvallisuus
• raha
• vaatimuksenmukaisuus.

Turvallisuusnäkökohdat ovat jo lähes kaikilla aloilla kriittisen tärkeitä, mutta niiden rooli korostuu laitteiden monimutkaistuessa, apuvälineiden lisääntyessä sekä digitalisaation ja automaation kehittyessä. Esimerkiksi teollisuusympäristössä normaali operointi voi perustua pitkälti automaatioon, mutta poikkeustilanteissa tarvitaan osaamista, jota on suunnitelmallisesti ja tietoisesti ylläpidettävä – myös niinä viikkoina, kuukausina ja vuosina, jolloin poikkeustilannetta ei henkilön hoidettavaksi työvuorossa osu.

Kaikkein haastavimpia tilanteita ei välttämättä tule koskaan eteen – ja toivottavasti toki näin onkin. Osaamisen ylläpidon tarvetta se ei kuitenkaan poista.

Taloudellinen riski voi puolestaan olla mittaluokaltaan vähäinen, kohtalainen tai joissain tapauksissa todella suuri. Olen kohdannut tapauksia, joissa yritykselle aiheutui miljoonien eurojen tappiot tilanteista, jossa työntekijän osaaminen tehtävään oli puutteellinen. Vastuu asiassa ei ole työntekijän, vaan organisaation.

Vaikka Suomessa regulaatio on verrattain sallivaa ja mahdollistaa organisaatiokohtaisen soveltamisen, osaamisen varmistaminen ja ylläpito kannattaa ottaa tosissaan. Ei ole mukavaa selvitellä ikäviä tilanteita jälkikäteen työyhteisössä, saati sitten oikeusistuimessa. Vaatimustenmukaisuudesta ja systemaattisesta dokumentaatiosta kannattaa siksikin huolehtia jo etukäteen. Muun muassa työsuojelulain mukaan työnantajan velvollisuuksiin kuuluu työhön perehdytys ja työturvallisuudesta huolehtiminen.

Osaamisen ylläpito luo edellytykset turvalliselle toiminnalle ja jatkuvalle parantamiselle

Osaamisen hallinnassa puhutaan edelleenkin usein pätevyyden voimassaoloajoista, eli montako vuotta tietyn henkilön tietty pätevyys on virallisesti voimassa. Suorita kurssi tai koulutusohjelma, niin olet pätevä seuraavat 3 vuotta? Näinkö helppoa se on? Yleinen havainto esimerkiksi Suomen teollisuudessa on se, että kerran koulutettu ja pätevä on aina pätevä.

Käytännön esimerkki: Vuorossa oleva henkilö oli pätevä, mutta kuitenkaan häiriötilannetta ei saatu ratkaistua ja lopputuote meni pilalle 8 tunniksi. Seuraava vuoro korjasi tilanteen 30 minuutissa.

Jollei henkilöstön osaamisen ylläpidosta pidetä aktiivisesti huolta, voidaan helposti ajautua suunnittelemattomasti tilanteeseen, jossa paperit näyttävät yhtä ja arjen totuus toista.

Tällaisessa tilanteessa toiminnan kannattavuus ja turvallisuus vaarantuvat, mutta myös kehitys jää junnaamaan paikalleen. Osaamisen hallinnasta puuttuu jatkuvuus ja vakaus. Aletaan liikkua sattumanvaraisella alueella: osaamista vaativissa tilanteissa voi käydä hyvin, mutta voi käydä huonostikin.

Osaamisen systemaattisella ylläpidolla ja dokumentaatiolla tilkitään nimenomaan sattumanvaraisuutta. Pätevyyden ylläpito-ohjelmilla, niihin liittyvillä prosesseilla ja työtä tehokkaasti tukevalla järjestelmäratkaisulla pidetään huolta niin turvallisuuteen, talouteen kuin vaatimustenmukaisuuteenkin liittyvistä tavoitteista – läpinäkyvästi ja joka päivä. Niiden avulla tieto saadaan kohdennettua oikeille henkilöille, jalkautettua muutokset tehokkaasti ja varmistettua, että osaaminen on aina vaaditulla tasolla.

Pitäisin hyvänä, jos mentaliteettia muutettaisiin enemmän jatkuvan osaamisen ylläpidon ja varmistamisen suuntaan. Unohdetaan voimassaoloajat, mutta varmistetaan, että henkilöstön kriittinen osaaminen on aina ajan tasalla.

Väheksyä ei kannata myöskään inhimillisiä tekijöitä ja työviihtyvyyttä. Jos henkilöstö kokee, ettei heidän osaamisensa ole enää työtehtäviin ja vastuuseen riittävällä tasolla, tilanne heijastuu varmuudella myös työssä viihtymiseen ja jaksamiseen.

Blogisarjamme etenee seuraavaksi neljänteen osaan, jossa käsitellään henkilöstön osaamisen roolia turvallisuuden varmistajana.

Kirjoittaja Tommi Leppänen on Qreformin johtava konsultti. Tommi vetää Qreformilla asiakaskokemustiimiä ja on kerryttänyt aiempaa kokemusta HSEQ-kentästä monipuolisissa työtehtävissä niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Tommin erityisosaamisaluetta on osaamisen hallinta, jossa hän pitää tärkeänä niin liiketoiminnan näkökulmaa kuin myös turvallisuutta ja työhyvinvointia. Vapaa-ajalla Tommi seuraa osaamisen kehittymistä mm. jälkikasvun sellonsoittoharrastuksen parissa.