Tehokas toimintamalli organisaation riskienhallinnan tukena

Muutoksesta on tullut pysyvä tila monella toimialalla mm. teknologian kehittymisen myötä. Muuttuvassa maailmassa on oleellista, että organisaatio tunnistaa toimintaympäristöönsä liittyvät riskit ja mahdollisuudet.

Organisaation toimintamalli auttaa määrittelemään laadukkaat toimintatavat sekä vastaamaan muutospaineeseen.

Kolmen puolustuslinjan malli määrittelee vastuut

Kolmen puolustuslinjan malli (engl. Three lines of defence) muodostaa toiminnalliset rakenteet organisaation sisällä. Malli auttaa varmistamaan, että riskit ja niiden hallinnalliset toimenpiteet ovat riittävät.

Kolmen puolustuslinjan malli määrittelee eri osapuolille vastuut ja velvollisuudet. Mallin tarkoituksena on parantaa tehokasta riskienhallintaa ja mahdollisuuksien tunnistamista jatkuvassa muutosvirrassa.

Puolustuslinjat läpileikkaavat organisaation toiminnan kolmen eri tason kautta.

Kaaviokuva kolmen puolustuslinjan mallista organisaatiossa

Ensimmäisellä tasolla toimivat mm. operatiivinen henkilöstö ja liiketoiminnasta sekä prosesseista vastaavat esimiehet. Nämä prosessinomistajat omistavat myös prosessiensa riskit. Ensimmäisen tason eli ”operatiivisen etulinjan” päivittäisillä toimenpiteillä ja päätöksillä pyritään hallitsemaan prosessin riskejä ja ylläpitämään toiminnan laatutasoa valitun strategian mukaisesti. Riskienhallinnankin näkökulmasta on erittäin tärkeää, että jokaisella työntekijällä on tehtäväänsä tarvittava pätevyys ja osaaminen.

Toisella tasolla toimivat johtoa tukevat yksiköt, jotka oman alansa asiantuntemuksellaan pyrkivät tehokkaaseen ja vaikuttavaan riskienhallintaan ja toiminnan valvontaan. Nämä toisen linjan tukitoiminnot ovat erillään ensimmäisestä puolustuslinjasta ja raportoivat ylimmälle operatiiviselle johdolle. Eri organisaatioissa toista puolustuslinjaa edustavat mm. laatu- ja turvallisuusosasto, taloushallinto, compliance-toiminto ja HR.

Kolmas taso on muista puolustuslinjoista erillään oleva riippumaton taso, joka viestii ylimmälle johdolle (esim. hallitukselle) muiden puolustuslinjojen toimivuudesta ja vaikuttavuudesta sekä osaltaan varmistaa toiminnan olevan tavoitteiden mukaisia. Esimerkiksi organisaation sisäisen tarkastuksen yksikkö voi toteuttaa tätä kolmannen puolustuslinjan toimintoa.

Organisaation sisäisen kolmen puolustuslinjan lisäksi riskienhallinnan tukena ovat myös organisaation ulkopuoliset tahot, kuten tilintarkastajat ja viranomaiset.

Yhteistyö ja osaamisen varmistaminen ovat onnistumisen mittareita

Organisaation määrittelemät vastuuhenkilöt vastaavat riskien ja parannusmahdollisuuksien tunnistamisesta, analysoinnista ja tarvittavista toimenpiteistä organisaatiossa sovitulla tavalla. Organisaation johdon vastuulla on parannustoimenpiteiden ja riskitasoa laskevien toimenpiteiden toteutuksen ja vaikuttavuuden seuranta ja varmistaminen.

Hyvän turvallisuuskulttuurin omaavassa organisaatiossa työntekijät voivat avoimesti raportoida arjen laatu- ja turvallisuusongelmista ja antaa arvokasta taustatietoa siitä, miksi poikkeamia tapahtuu. Myös parannustoimenpiteitä suunniteltaessa on tärkeää jakaa vastuuta ja sitouttaa toimijoita organisaation eri tasoilta yhteiseen kehittämistyöhön.

Turvallisuuden ja laadun kannalta on oleellista, että jokaisella työntekijällä on tehtäväänsä tarvittava pätevyys ja osaaminen. Organisaation johdon velvollisuus on huolehtia työntekijöiden osaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä. Organisaatiolla täytyy olla jatkuvasti oikea tieto henkilöstön kyvykkyydestä ja pätevyyksistä. Erilaisissa kumppanuus- ja alihankintasuhteissa prosessiin osallistuvien henkilöiden pätevyyksienhallinta on entistä haastavampaa.

Ihmiset tekevät laadun!

Kolmen puolustuslinjan malli tarjoaa erilaisia ratkaisuajatuksia organisaation organisoitumisen tueksi, erityisesti riskienhallinnan ja laadunhallinnan näkökulmasta. Kun jokaisella tasolla toimitaan tehokkaasti roolin edellyttämällä tavalla, voi organisaatio entistä varmemmin saavuttaa asetetut tavoitteet ja menestyä markkinoilla.

Laatua ja turvallisuutta rakennetaan yhteistyössä. Organisaation jokaisen jäsenen asenteella ja osaamisella on merkitystä, sillä viime kädessä ihmiset tekevät laadun.