Laadun ja turvallisuuden kehittäminen vaaratapahtumista ja poikkeamista oppimalla
Vaaratapahtumien raportoinnin tarkoituksena on edistää sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden asiakas- ja potilasturvallisuutta sekä työntekijöiden työturvallisuutta. Menettelyn avulla parannetaan työntekijöiden tietoisuutta turvallisuudesta sekä tehdään helpoksi vaaratilanteista ja poikkeamista raportoiminen sekä niihin puuttuminen.
Laatuportin vaaratapahtumien ja poikkeamien raportointiosio sisältää sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille monipuoliset toiminnallisuudet vaaratilanteiden ja poikkeamien kirjaamiseen, analysointiin sekä korjaavien toimenpiteiden seurantaan.
Raportointi auttaa työntekijöitä ymmärtämään paremmin mitä poikkeamia toiminnassa voi käydä sekä tarjoaa systemaattisen tavan edistää kokemuksista oppimista koko organisaation tasolla.
Toiminnallisuudet:
- Vaaratapahtumien ja poikkeamien ilmoittaminen ja käsittely
- Laatu- ja turvallisuushavaintojen ilmoittaminen ja käsittely
- Aloitteiden tekeminen ja käsittely
- Asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden käsittely
- Asiakkaan poikkeamailmoitusten käsittely
- Muistutusten ja kanteluiden käsittely
- Integraatiot vakuutusyhtiöön ja Valviraan (laite- ja tarviketurvallisuus)
- Tukee selain- ja mobiilikäyttöä
Vaaratapahtuma- ja poikkeamailmoitusten käsittely
Vaaratapahtumasta ja poikkeamasta ilmoittaminen käy helposti
Vaaratapahtuma- ja poikkeamailmoituksen voi tehdä palveluntuottajan työntekijä, asiakas/potilas tai hänen läheisensä. Ilmoittaminen ei vaadi kirjautumista järjestelmään ja ilmoituksen voi tehdä myös nimettömänä. Ilmoituksen teko on mahdollista selaimella tai mobiilisovelluksella.
Selkeä käsittelyprosessi säästää aikaa
Vaaratapahtuma- ja poikkeamailmoituksen käsittely tapahtuu hallitun prosessin mukaan, jossa jokainen vaihe dokumentoituu järjestelmään. Järjestelmässä voidaan määritellä eri käsittelyvaiheista automaattisia toimintapyyntö- tai tiedoteviestejä, jotka lähetetään vastuuhenkilöille.
Ilmoituksen käsittely jakautuu seuraaviin vaiheisiin:
- Ilmoittaminen (anonyyminä tai tunnistettuna)
- Ilmoitus vastuuhenkilölle sähköpostilla
- Käsittelyn aloittaminen
- Mahdolliset lisätieto- tai lausuntopyynnöt
- Tapahtuman analysointi ja riskin arviointi
- Toimenpiteiden/tehtävien kirjaaminen (toimeksiannot sähköpostilla)
- Mahdolliset tehtävien siirrot tai delegointi
- Tehtyjen toimenpiteiden kirjaaminen tehdyksi
- Käsittelyn päättäminen
Ajantasaista tietoa ilmoitusten tilasta
Järjestelmään kirjattuja ilmoituksia on mahdollista seurata reaaliajassa koko käsittelyprosessin ajan. Tieto käsittelyn etenemisestä voidaan lähettää myös ilmoittajalle (anonyymisti tai tunnistettuna). Johto ja esimiehet saavat otettua ilmoituksista monipuolisia ja graafisesti havainnollisia yhteenvetoraportteja erilaisilla valintakriteereillä (aika, aihe, käsittelyvaihe, käsittelyn kesto yms.) tilannekuvan muodostamiseksi.
