Tee havaintojen ilmoittaminen helpoksi – varmistat siten laatua ja turvallisuutta
Ilmoittaminen on monessa organisaatiossa laaja kokonaisuus. Henkilöstö voi ilmoittaa vaaratapahtumista, turvallisuuspoikkeamista, läheltä piti -tilanteista ja työtapaturmista. Poikkeustapahtumien tutkinnan ja tapahtumista oppimisen tuloksena ilmoitetaan puolestaan henkilöstölle päivitetyt ohjeet vastaavien tilanteiden estämiseksi jatkossa.
Lisäksi ilmoittaminen kattaa positiivisempia asioita, kuten positiivisten havaintojen ilmoittamista, kehitysehdotuksia ja turvallisuusaloitteita. Myös asiakaspalaute linkittyy luontevasti samaan kokonaisuuteen, jotta kaikkien havaintojen ilmoittaminen, käsittely ja seuranta etenevät sujuvalla ja luotettavalla prosessilla.
Ilmoittamisen ydintavoitteena on, että saatujen tietojen avulla toimintaa voidaan kehittää jatkuvasti eteenpäin, aiempaa laadukkaampaan ja turvallisempaan suuntaan. Parhaimmillaan organisaatiossa voidaan oppia niin virheistä ja erehdyksistä kuin myös tilanteista, joissa on toimittu oikein.
Käsittele kaikki ilmoitukset helposti yhden kanavan kautta
Rego HSEQ -järjestelmä on kokonaisratkaisu laadun ja turvallisuuden johtamiseen. Regon ilmoittamisen moduuli tarjoaa tehokkaat työkalut eri turvallisuushavaintojen ja palautteiden ilmoittamiseen, käsittelyyn ja seurantaan. Rego kokoaa eri palautekanavista kertyvän ajantasaisen tiedon havainnolliseksi kokonaisuudeksi, jonka avulla voidaan kiinnittää paremmin huomiota toiminnan jatkuvan parantamisen kannalta tärkeisiin ja kriittisiin tapahtumiin.
Toiminnallisuudet
Vaaratapahtumien ja turvallisuuspoikkeamien ilmoittaminen ja käsittely.
Läheltä piti -tilanteista ja työtapaturmista ilmoittaminen
ja käsittely.
Positiivisten havaintojen ilmoittaminen ja käsittely.
Asiakaspalautteiden hallittu käsittely ja seuranta.
Kehitysehdotukset ja turvallisuusaloitukset toiminnan jatkuvan parantamisen tueksi.
Vakavien vaaratapahtumien tutkinta -tapahtumaketjun kuvaaminen, analysointi, toimenpiteiden hallinta ja tutkintaraportti.
Korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden seuranta toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseksi.
Vakioitu prosessi vähentää ylimääräistä työtä ja varmistaa luotettavan etenemisen
Regon ilmoittamisen moduulilla toiminnan laatua ja turvallisuutta koskevien vaaratapahtumien, turvallisuuspoikkeamien, kehitysehdotusten sekä palautteiden ilmoittaminen ja käsittely onnistuu helposti yhden kanavan kautta.
Kaikkien ilmoitusten ja palautteiden käsittely tehdään Regossa vakioidun prosessin mukaan. Ilmoitukset ohjautuvat aina automaattisesti oikeisiin paikkoihin organisaatiossa ja siellä oikeille henkilöille käsiteltäväksi. Rego huolehtii myös asioiden etenemisestä lähettämällä automaattisia herätteitä, toimintapyyntöjä ja tiedoteviestejä valituille vastuuhenkilöille.
Regossa voidaan käsitellä myös organisaation ulkopuolelta tulevia ilmoituksia ja palautteita ja varmistaa toimenpiteiden toteuttaminen määräajassa.
Aina ajantasainen tieto ilmoitusten tilasta
Järjestelmään kirjattuja ilmoituksia seurataan reaaliajassa koko käsittelyprosessin ajan. Tieto käsittelyn etenemisestä voidaan lähettää myös ilmoittajalle joko anonyymisti tai tunnistettuna. Ilmoituksista saadaan monipuolisia raportteja erilaisilla valintakriteereillä, kuten aika, aihe, käsittelyvaihe ja käsittelyn kesto. Raportit voidaan esittää havainnollisena grafiikkana.
Rego Ilmoittamisen hyödyt
- Erityyppisten havaintojen ilmoittaminen, käsittely ja seuranta tehdään helppokäyttöisesti yhden kanavan kautta
- Ilmoittaminen onnistuu helposti selaimella tai mobiilipäätelaitteilla
- Ilmoituksia ja havaintoja voi tehdä myös organisaation ulkopuolinen taho ilman kirjautumista
- Havainnollisista raporttinäkymistä saadaan nopeasti kokonaiskuva turvallisuustilanteesta
- Ilmoitusten ja havaintojen luokittelu ja käsittely voidaan määritellä organisaation tarpeiden mukaiseksi
Täydennä ilmoittamisen moduulia Lue ja kuittaa -toiminnolla
Regoon sisältyvä Lue ja kuittaa -toiminto on helppokäyttöinen työkalu tärkeän tiedon tai dokumentaation julkaisuun ja suoritusten seurantaan valitulle kohderyhmälle. Toiminnolla voidaan varmistaa vaaratapahtumista ja poikkeamista opitun tiedon ja päivitettyjen ohjeiden perillemeno.
Ajantasainen tilannekuva turvallisuudesta parantaa tiedolla johtamista
Turvallisuuden ja laadun kehittäminen edellyttää, että johto saa riittävästi tietoa organisaation ja toimintaympäristön tilanteesta ja tapahtumista. Regon selkeistä raporteista nähdään aina ajantasainen tieto siitä, mistä ilmoituksia on tehty, mikä on käsittelyn tila ja onko vaaditut toimenpiteet hoidettu aikataulussa.
Raporteista nähdään, miten havainnot jakautuvat turvallisuusalueittain ja tapahtumatyypeittäin sekä missä ja millä alueilla havaintoja tehdään eniten. Tietojen pohjalta toimenpiteitä voidaan kohdistaa oikeisiin prosesseihin, osastoihin, alueisiin tai maantieteellisiin paikkoihin.
Lue lisää:
Poikkeamailmoitus: parhaat käytännöt organisaatioille
Asiakaspalautteen kerääminen ja hyödyntäminen parantaa asiakaskokemusta
Tutustu myös: Työturvallisuuspakki – RTT:n avoin työturvallisuusohjeiden kirjasto
Tutustu myös: ELY-keskukset palvelevat ympäristöhavaintoihin liittyvissä asioissa
