Lue ja kuittaa: varmista tietojen, muutosten ja toimintatapojen perillemeno henkilöstölle
Lue ja kuittaa -toiminto on helppokäyttöinen työkalu tärkeän tiedon tai dokumentaation julkaisuun ja suoritusten seurantaan valitulle kohderyhmälle. Toiminnon avulla varmistetaan tiedon perillemeno, laki- ja sääntelyvaatimusten täyttyminen, viestinnän selkeys sekä riskienhallinta.
Henkilöstön ajantasainen tilannetietoisuus varmistaa laatua ja turvallisuutta
Organisaation prosessit sekä viranomaisvaatimukset edellyttävät, että henkilöstö tutustuu tarkasti erilaisiin päivittyviin ohjeistuksiin ja dokumentaatioon. Tämä on tärkeä osa henkilöstön tilannetietoisuutta sekä pätevyyksien ja osaamisen hallintaa. Osaan on kerättävä henkilöstöltä myös varmennettu kuittaus siitä, että dokumentti on luettu ja ymmärretty.
Lue ja kuittaa -toiminnolla voit varmistaa
- tietojen ja toimintatapojen perillemenon
- laki- ja säädösvaatimusten täyttymisen
- organisaation prosessien ja käytäntöjen valvonnan
- riskienhallinnan (vaarojen minimointi)
- toiminnan jatkuvan parantamisen (vaaratapahtumista ja poikkeamista oppiminen) sekä
- muutosprosessien tukemisen ja jalkauttamisen.
Näin helposti se käy
Katso miten helposti käy Lue ja kuittaa -toiminnolla sisältöjen julkaisu, kuittaukset työntekijöiltä sekä suoritusten seuranta ja raportointi. Klikkaa alla olevan kuvakarusellin nuolia oikealle tai vasemmalle.
Helppokäyttöinen ja joustava työkalu tärkeän tiedon jakamiseen
Lue ja kuittaa -toiminnon tyypilliset käyttötilanteita ovat esimerkiksi:
- vaaratapahtumista ja poikkeamista saatujen oppien tiedonvälitys
- regulaation mukaiset ohjeistukset ja dokumentaatio sekä
- tiedot laatupoikkeamista ja päivitetyt ohjeistukset.
Rego HSEQ -järjestelmän Lue ja kuittaa -toiminnolla julkaistaan haluttu dokumentti tai muu sisältö valitulle kohderyhmälle sekä seurataan, että ryhmä tutustuu siihen. Sisältö voi olla uusi tai päivitetty tieto, dokumentti, ohjeistus tai toimintatapamuutos.
Esihenkilö voi luoda ja hallinnoida joustavasti eri kohderyhmiä, joille sisältö halutaan kohdistaa. Sisällölle määritellään aika, jonka kuluessa työntekijän tulee tutustua dokumenttiin ja kuitata, että hän on lukenut ja ymmärtänyt sen.
Kuittausvaatimuksesta syntyy järjestelmään työntekijälle oma tehtävä, joka poistuu tehtäväjonosta vasta, kun kuittaus on tehty. Järjestelmä muistuttaa sähköpostitse työntekijää lukuvelvoitteesta, kunnes työntekijä on kuitannut dokumentin luetuksi ja ymmärretyksi.
Lue ja kuittaa -palvelun käyttö eri toimialoilla
Lue ja kuittaa -palvelu hyödyttää eri toimialoilla toimivia organisaatioita monissa eri tilanteissa. Palvelulla voidaan korvata aiemmin paperille kerätyt kuittaukset tietojen ja ohjeistusten perillemenosta, tai sillä voidaan kerätä kuittaukset tilanteissa, joissa niitä ei ole aiemmin koottu systemaattisesti. Jälkimmäinen koskee tyypillisesti tilanteita, joissa tiedon perillemeno on tärkeää muttei lakisääteistä tai standardien edellyttämää.
Moniin toimialoihin liittyy keskenään samankaltaisia tiedoksiantamisen tarpeita, mutta useisiin liittyy myös toimialakohtaisia vaatimuksia.
Näissä ja lukemattomissa muissa tilanteissa Lue ja kuittaa -palvelu auttaa varmistamaan, että tärkeä tieto tavoittaa kaikki asianomaiset ja että he ovat ymmärtäneet ja sitoutuneet noudattamaan uusia ohjeita tai käytäntöjä.
Vahvista työntekijöiden vastuullisuutta
Lue ja kuittaa -toiminto auttaa varmistamaan, että kohderyhmän kaikki työntekijät saavat saman tiedon samaan aikaan ja samassa muodossa. Näin vähennetään sekaannuksia ja väärinkäsityksiä.
Kun työntekijä velvoitetaan kuittaamaan lukemansa sisältö, tämä vahvistaa hänen sitoutumistaan annettuihin ohjeisiin, toimintatapoihin ja sääntöihin. Tehdyt suoritukset ja kuittaukset myös tallennetaan järjestelmään, mikä edesauttaa työntekijöiden vastuunottoa oman osaamisensa ylläpidosta sekä koko työyhteisöä ja asiakkaita hyödyttävästä, turvallisesta toiminnasta.
Esihenkilö saa ajantasaisen tiedon suorituksista
Lue ja kuittaa -toiminto mahdollistaa esihenkilölle selkeän ja ajantasaisen näkymän työntekijöiden suoritustilanteeseen. Toiminnon avulla esihenkilö voi tarkastella suorituksia erilaisilla rajauksilla ja tunnistaa ajoissa mahdolliset viivästysriskit. Tämä mahdollistaa tarvittavien toimenpiteiden käynnistämisen oikea-aikaisesti, mikä tukee sujuvaa toimintaa ja aikataulujen noudattamista.
Järjestelmästä saa helposti myös tarvittavat tilastot auditointi- ja valvontaprosesseja varten. Näin pystytään osoittamaan, että työntekijät ovat tietoisia tärkeistä ohjeista, muutoksista ja kriittisistä tiedoista ja että he noudattavat organisaation käytäntöjä ja prosesseja.
Toiminnallisuudet
Lue ja kuittaa sisällön luonti ja julkaisu
Lue ja kuittaa -dokumentin luonti ja julkaisu valitulle kohderyhmälle. Kohderyhmään kuuluvilta edellytetään dokumentin avaaminen ja sen kuittaaminen luetuksi ja ymmärretyksi annetussa määräajassa. Dokumentti voi olla uusi tai päivitetty tieto, ohjeistus, toimintatapamuutos ym.
Lue ja kuittaa -sisällön suoritus ja kuittaus (kohderyhmä)
Kohderyhmän henkilöt saavat julkaistun Lue ja kuittaa -sisällön suoritettavaksi. Kun työntekijä on suorittanut annetun tehtävän, hän kuittaa sen suoritetuksi järjestelmässä.
Suoritusten seuranta
Esihenkilöllä on selkeä näkymä vaadittujen suoritusten seurantaan ryhmä-, henkilö- ja julkaisukohtaisesti. Käytössä on aina ajantasainen tilannetieto siitä, kuka työntekijöistä on hoitanut suorituksen ja kuka ei.
Suoritusten tilastot
Raportointi suorituksista esim. auditointi- ja valvontaprosesseja varten. Raportteja voidaan tarkastella erilaisilla suodatuksilla ja rajauksilla.
Pätevyyksien hallinta
Systemaattisella osaamisen johtamisella varmistetaan turvallinen ja laadukas toiminta.
