Pätevyyksien hallinta varmistaa organisaation laadukkaan ja turvallisen toiminnan
Pätevyyksien hallinta varmistaa organisaation laadukkaan ja turvallisen toiminnan
Systemaattinen pätevyyksien hallinta ja osaamisen johtaminen muodostavat perustan organisaation turvalliselle ja laadukkaalle toiminnalle. Turvallisuus ja laatu rakentuvat yhteistyössä, jossa jokaisen työntekijän osaamisella ja asenteella on merkitystä.
Toimialasta ja organisaatiosta riippuen pätevyysvaatimusten perusteena voi olla
- laki- tai viranomaisvaatimuksia
- alalla vakiintuneita osaamisvaatimuksia
- työnjohtopätevyyksiä
- koneen tai laitteen käyttöosaaminen tai
- prosessi- tai menetelmäosaaminen.
Milloin pätevyyksien hallinnan kehittäminen on tarpeen?
Osaamisen puutteellinen tilannekuva voi paljastua esimerkiksi siten, että poikkeamien, vaaratilanteiden ja läheltä piti -tapahtumien määrä lisääntyy, esihenkilöt eivät löydä riittävästi osaavaa henkilöä töiden hoitamiseen tai ylitöitä joudutaan teettämään paljon.
Puutteellisesta tilannekuvasta voivat kertoa myös henkilöstön ylikuormitus, työssä jaksamisen ongelmat ja sairauspoissaolot sekä se, että eläköityneen tai irtisanoutuneen työntekijän jättämän osaamisvajeen paikkaaminen kestää pitkään. Esihenkilöiden voi lisäksi olla vaikea vastata tiettyihin ydinkysymyksiin, jos organisaatiolta puuttuvat systemaattiset osaamisen hallinnan prosessit.
Hallitse pätevyyksiä erikoistuneen työkalun avulla
Rego HSEQ -järjestelmän Pätevyyksien hallinta on työkalu osaamisen johtamiseen organisaatiossa. Se sisältää kattavat toiminnallisuudet pätevyyksien hallintaan sekä osaamisen kehittämisen koko prosessiin. Pätevyyksien hallinnan avulla osaamista johdetaan systemaattisesti, läpinäkyvästi ja aina ajantasaisen tiedon pohjalta.
Rego Pätevyyksien hallinnan hyödyt
- Varmistaa perehdytyksen toteutumisen
- Parantaa muutoksenhallintaa
- Tehostaa pätevyyksien seurantaa työntekijä-, yksikkö- ja organisaatiotasolla
- Mahdollistaa tavoitteellisen osaamisen johtamisen ajantasaisella tiedolla
- Varmistaa yhdenmukaisen ja tasalaatuisen koulutuksen
- Mahdollistaa useissa eri järjestelmissä olevan tiedon integroinnin
Toiminnallisuudet
Laatu- ja turvallisuuskriittiset pätevyydet turvallisuuden ja operatiivisen toiminnan varmistamiseen organisaation omien ja viranomaisvaatimusten mukaisesti.
Pätevyysmatriisit osaamisen suunnitteluun ja hallintaan
Havainnolliset pätevyys- ja yhteenvetomatriisit helpottavat osaamisen suunnittelua ja hallintaa. Mahdollistavat osaamistason simuloinnin tulevaisuuteen.
Perehdytys-, koulutus- ja ylläpito-ohjelmat vaaditun perehdytyksen tai koulutuksen tehokkaaseen toteuttamiseen sekä sisältöjen ja tavoiteaikataulujen hallintaan.
Osaamisen testaus itsenäisinä testeinä tai osana pätevyyksien saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmia.
Verkkokoulutukset osaamisen kehittämiseen itsenäisinä kursseina tai osana pätevyyksien saavuttamis- ja ylläpito-ohjelmia.
Pätevyysvaatimusten yhdenmukaisuus parantaa osaamisen kokonaisuutta
Regossa jokaiselle työroolille tai -tehtävälle määritellään pätevyysvaatimus, jota työtehtävän suorittaminen edellyttää. Pätevyyden saavuttamis- ja ylläpito-ohjelman materiaalit, kuten osaamisvaatimukset, tehtävät, testit, luettavat materiaalit, verkkokoulutukset ja käytännön harjoitukset, löytyvät helposti yhdestä paikasta. Rego ohjaa työntekijää perehtymään opiskeltaviin materiaaleihin ja varmistaa, että suoritukset tehdään ajallaan.
Hyväksyttyjen suoritusten jälkeen pätevyys tulee automaattisesti voimaan. Kun pätevyys on vanhenemassa, järjestelmä lähettää ilmoituksen työntekijälle hyvissä ajoin.
Työntekijä voi tarkastella omien pätevyyksiensä tilaa Regosta. Työntekijän siirtyessä yksiköstä toiseen pätevyydet kulkevat järjestelmässä hänen mukanaan.
Osaamismatriiseista aina ajantasainen tieto pätevyyksien tilasta
Esihenkilön on helppo seurata ja hallinnoida työntekijöiden pätevyyksien voimassaoloa havainnollisista osaamismatriiseista. Matriisien avulla esihenkilö näkee nopeasti osaamisen kokonaistilanteen, missä kohdin on osaamisvajeita ja milloin pätevyyksiä vanhenee.
Ajantasaisen tiedon pohjalta hän pystyy ennakoimaan myös tulevia osaamisvajeita esimerkiksi eläköitymisten tai pidempien sairauspoissaolojen yhteydessä ja käynnistää tarvittavat koulutukset ajoissa.
Myös sijaisten pätevyyksien seuranta helpottuu. Sijaisen voi liittää työntekijäksi useamman yksikön osaamismatriisiin, jolloin yksiköiden esihenkilöt ovat tietoisia myös sijaisten osaamisesta.
Regon selkeän ja systemaattisen osaamisen hallinnan prosessin avulla sekä esihenkilöllä että työntekijällä on aina ajantasainen tieto kussakin työroolissa vaadittavista pätevyyksistä.
Ennakoi ja hallitse
Ennakointi pätevyyksien hallinnassa auttaa näkemään helposti ennalta lakisääteisten pätevyyksien umpeutumisajat, reagoimaan ajoissa osaamisen poistumiseen esimerkiksi eläköitymisten ja opintovapaiden yhteydessä ja tunnistamaan koulutustarpeet järjestelmällisen koulutussuunnittelun pohjaksi.
Ennakointi auttaa myös seuraamaan ja tunnistamaan liiketoiminnan muutosten aiheuttamia, uudenlaisia osaamistarpeita.
Jotta ennakointi olisi mahdollista, pohjaksi on ensin hankittava kattava, ajantasainen käsitys pätevyyksien nykytilasta. Tämä puolestaan vaatii pätevyyksien hallinnan johdonmukaisia prosesseja ja niitä tehokkaasti tukevan tietojärjestelmäratkaisun.
Juuri tähän tarpeeseen on kehitetty Rego Pätevyyksien hallinta.
Lue lisää:
Miten organisaatio hyötyy osaamisen ja pätevyyksien kokonaiskuvasta?
Henkilöstön osaaminen on jatkuvan parantamisen ytimessä
Rakennusalan toimija, tutustu myös: Pätevyyden osoittaminen muuttuu rakentamislain myötä
Laadukas osaamisen johtaminen ja hallinta tukee VR FleetCaren toimintaa
Airpro: Read & Sign -ratkaisu siirsi paperilta digiaikaan satoja tuhansia kuittauksia per vuosi
Vinkkejä systemaattiseen osaamisen hallintaan. Lataa ilmainen pikaopas.
